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  办公室 司法行政 陈满

  “叮,今天您已步行叁零零零步。”

  上午捌:叁零,离会议开始还有叁零分钟,从二期会议室的东面到西面,我来回踱步了二十余回,反复确认会标、席卡、座椅、会议材料等等细节,确保会议现场“零瑕疵”。

  去年八月,根据领导的安排,我接手了院里的会务接待工作,生活阅历白纸一张的“傻白甜”摇身一变成了法院会议“管事的”,心里别提有多忐忑。年轻姑娘脸皮薄,突然要与法警队的“大哥哥们”一起研究安保路线,扯着嗓门与工人师傅一起布置会场,组织语言与“IT直男”沟通设备需求,“公众开放日”还要甜着嗓子“带娃娃”,每每想到这些,我就如临大敌。

  一场会议如同一张名片,能够集中体现会议 方的精神面貌和工作作风,大到会议流程,小到席卡的摆放,任何一个细节都得“放得上台面”,经得起检验。如今,摸爬滚打了一年多,我开始梳理会务工作的“小门道”:

  壹. 会议预案流程的制定

  贰. 会议议程的起草和印发

  叁. 会场内外的布置

 上海卵细胞库 肆. 与会人员的接待

  伍. 会议信息的撰写

  ……….

  在高强度训练下,我开始思考:如何在坚持“八项规定”“精简会议、改进会风”的前提下呈现得体又高效的会议?如何在人力有限的情况下实现最大灵活度的“走位支援”?

  经过不断的碰壁反思,我总结摸索了自己的工作模式:

  壹.

  运用“麦肯锡四象限分解法”制定计划、按照“紧急、重要”的程度标准合理分工;找准角色定位。

  贰.

  参考斯坦尼斯拉夫斯基的“角色体验”,以参会人的视角“走场”演练,变身超感官动物,反复体验会议流程,把眼睛当成红外线扫描仪,严审细节。

  此外,我开始总结会务工作的的几大关键点:内外并重、全员实动、目标灵活、服务导向。

  制定预案是整个会议的骨架

  从接待、参观、拍照、会议开始到后期总结,整个流程必须先后有序,每个环节的时间要精准到分甚至到秒,路线安排和布置要顺畅连贯,才能避免“节外生枝”带来的“措手不及”。

  有效沟通是办会的灵魂

  用最精简的语言和最方便的渠道与会议 单位、庭室沟通流程、向参会领导报告会议议程,核对到会人员出席名单,确保信息完整、对称。

  分工合作是会议的血液脉络

  成立一支“会务小分队”,确保会议每个环节“有人负责、有人落实”。保证会议外围有安保、内部有服务,准确对接会务接待整个链条上的所有需求,以服务为导向、围绕会议目标主旨各尽其职。

  从生涩到熟练,从生搬硬套到主动创新,我感受到了会务工作带来的乐趣与成长,也越来越享受与团队协作的合拍与默契。渐渐的,我学会了:

  如何根据会议需求第一时间匹配合适的会议场所;

  如何在一个复杂的协调会上,迅速整理出清晰的会议流程图和任务分解表;

  如何通过组建“会务小分队”将 和要求落实到人;

  如何尽可能避免因为信息不对称导致的执行偏差;

  叮!手机运动发来提示:

  “今日您已完成壹零零零零步目标”!

  日行万步,日积月累也能换算成一个惊人的数据。日行万步是我的工作节奏,精益求精是我的工作目标,只有稳扎稳打走好壹零零零零步,才能收获工作中日益精进的一小步。这就是我——一位负责法院会务工作的司法行政的工作日常!



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